Obowiązkiem użytkownika kasy fiskalnej jest m.in. drukowanie raportów fiskalnych – dobowych i miesięcznych. Kiedy i w jakich terminach należy to robić? Czy trzeba drukować raporty fiskalne w przypadku braku sprzedaży? I jaki problem może się pojawić w przypadku wydruku raportu dobowego na przełomie miesięcy? Dowiedz się z poniższego artykułu.

Podatnicy prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych zgodnie z ogólną zasadą powinny mieć kasy fiskalne. Użytkowanie takiego urządzenia wiąże się z pewnymi obowiązkami, m.in. drukowaniem raportów dobowych i okresowych (miesięcznych) w terminach określonych przepisami.

Wytyczne w tej kwestii zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363), które obowiązuje również w roku 2017.

Czym jest raport fiskalny

Definicja raportu fiskalnego znajduje się w § 2 pkt 19 rozporządzenia:

§ 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

(…)

19) raporcie fiskalnym (dobowym, okresowym, w tym miesięcznym, oraz rozliczeniowym) – rozumie się przez to dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku;

 

Pozwala ona ustalić, w jakich okolicznościach należy, a w jakich nie trzeba drukować raportów dobowych i miesięcznych. Wątpliwości w tej kwestii mogą pojawić się np. w przypadku braku sprzedaży w danym dniu czy miesiącu. Niektórzy przedsiębiorcy zastanawiają się, czy w takich okolicznościach mają obowiązek wydrukować „zerowy” raport.

Zgodnie z przytoczoną definicją, raport fiskalny jest dokumentem zawierającym dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub okres. Jeśli nie było sprzedaży, nie było też danych, które raport ten mógłby zawierać. Podatnik nie ma więc obowiązku drukować raportu w przypadku braku sprzedaży.

Oczywiście nie będzie błędem wykonanie takiego wydruku, szczególnie w przypadku raportów miesięcznych – takie „zerowe” raporty mogą okazać się ważne chociażby ze względów informacyjnych w dokumentacji księgowej.

 

Raporty dobowe z kasy fiskalnej

Wytyczne co do tego, kiedy i jak często należy drukować raporty fiskalne dobowe, zostały zawarte w § 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia:

§ 6.1. Podatnicy, prowadząc ewidencję:

(…)

3) sporządzają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;

 

Raport dobowy zasadniczo powinno się wykonać do godziny 24.00 danego dnia – po zakończeniu sprzedaży na ten dzień. Przepisy dopuszczają jednak możliwość sporządzenia takiego wydruku dnia następnego, ale przed dokonaniem w tym dniu pierwszej sprzedaży.

Celem drukowania raportów dobowych jest podsumowanie sprzedaży w danym dniu, z podziałem na poszczególne stawki podatku VAT.

Raport dobowy jest raportem zerującym – teoretycznie można wydrukować kilka takich raportów w ciągu jednej doby, jednakże kolejne raporty nie będą już zawierały danych, które znalazły się w poprzednim raporcie.

 

Raporty miesięczne z kasy fiskalnej

Kwestię drukowania raportów miesięcznych reguluje § 6 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia:

§ 6.1. Podatnicy, prowadząc ewidencję:

(…)

4) sporządzają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu;

 

W przeciwieństwie do raportu dobowego, raport miesięczny może zostać wydrukowany po rozpoczęciu sprzedaży w następnym miesiącu. W przeciwieństwie do raportu dobowego, raport miesięczny nie jest raportem zerującym, lecz odczytowym – ten samo dokument można drukować dowolną ilość razy.

Należy przy tym pamiętać, iż raportu miesięcznego nie można wydrukować przed zakończeniem miesiąca, np. w ostatnim jego dniu – próba wykonania takiego wydruku zakończy się niepowodzeniem. Najwcześniej raport miesięczny można wykonać pierwszego dnia miesiąca następnego.

Raport miesięczny stanowi ważny dokument księgowy – jego celem jest określenie wysokości podatku należnego za dany okres rozliczeniowy.

 

Problem z wydrukiem raportu dobowego na przełomie miesięcy

Pewne trudności nastręcza podatnikom kwestia wydruku raportu dobowego sumującego sprzedaż z ostatniego dnia miesiąca w pierwszym dniu miesiąca kolejnego. Dokument ten będzie bowiem opatrzony datą wydruku, a co za tym idzie zostanie uwzględniony w raporcie miesięcznym za kolejny miesiąc. Zawiera on jednak dane z miesiąca poprzedniego – pojawia się więc problem niewłaściwego określenia rzeczywistej kwoty obrotu i podatku.

Co należy zrobić w takiej sytuacji? W rozliczeniu za dany miesiąc należy uwzględnić przychód i podatek wynikający z raportu dobowego wykonanego za ostatni dzień miesiąca. Natomiast raport miesięczny za miesiąc następny należy skorygować o te dane. Aby uniknąć takich formalności, warto dbać o drukowanie raportów dobowych do godziny 24.00 danego dnia, szczególnie na przełomie miesiąca.